Настройка Zapier

Настройка Zapier

Zap-шаблоны – это автоматически выполняемые действия, следующие правилам “если – то”. Каждый Zap-шаблон состоит из одного триггера (“если это случится”) и одного действия (“то выполняется следующее”) которые отрабатываются путем соединения двух приложений: запускающего приложения (приложения, из которого отправляются данные для Zap-шаблонов) и исполняющего приложения (приложения, в которое отправляются данные Zap-шаблонов).

Для использования Zapier вам потребуется:

Соединить два поддерживаемых приложения с помощью Zapier (в данном случае MindManager и другое поддерживаемое Zapier приложение).

Настроить правила для каждого создаваемого Zap-шаблона.

Если вам потребуется помощь, ознакомьтесь с документом “Как работать с Zapier” в центре обучения Zapier или выполните поиск в справочном центре Zapier, чтобы найти общую информацию и рекомендации по подключению определенных приложений.

Чтобы иметь доступ к наиболее актуальной информации об интеграции Zapier и MindManager, обязательно разрешите работу сонлайн-справкой.

Приглашение участников

Вы можете добавить участников к вашей доске, чтобы вести работу по задачам совместно.

Для добавления новых участников нажмите на иконку вверху доски, около вашего профиля. В открывшемся поле найдите человека по нику в Трелло или адресу почты, чтобы пригласить его к участию в доске. Также можно пригласить пользователей с помощью ссылки, это удобно, если вам нужно добавить несколько человек сразу.

Участников доски можно добавлять к отдельным карточкам, чтобы они видели все изменения по текущим задачам и участвовали в обсуждениях.

¶ Как создать свою доску?

Чтобы создать свою доску нажмите на кнопку “Создать доску”. Далее перед вами появится окошко будущей доски. Введите ее название и укажите основные настройки: прикрепите к доске команду, если она у вас есть, и выберете тип доски. Доска может быть приватной или публичной. В первом случае вашу доску будут видеть только добавленные в нее участники, во втором – все пользователи Интернета. В обоих случая редактировать доску могут только ее участники. После того, как вы определились с данными параметрами, нажмите “Создать доску”. Поздравляем, перед вами ваша первая доска в Trello!

Подведем итоги

Итак, мы узнали, что такое Trello. Это удобное и гибкое онлайн-решение для быстрой и эффективной организации работы, которое одинаково хорошо подходит как для небольших команд, так и для корпораций, где может использоваться для управления отдельными проектами или отслеживания процесса выполнения задач внутри различных подразделений.

Примеры работ, которыми можно управлять с помощью этого сервиса, разнообразны. Это могут быть не только бизнес-задачи, но и семейные торжества или планирование отпуска. Также Trello прекрасно подходит в качестве личного органайзера.

Все данные хранятся на облачных серверах, а значит, ничего не может потеряться или забыться. Trello моментально внедряется в любой рабочий процесс, не требует сложной настройки и долгой адаптации сотрудников.

Сервис позволяет хранить всю нужную информацию в одном месте, оперативно оценивать прогресс по всем важным процессам сразу. Все данные отображаются в режиме реального времени и наглядно представлены на одном экране. Кроме того, Trello имеет множество полезных функций, таких как настройка оформления, отслеживание сроков выполнения задач, наличие уведомлений, возможность прикрепления файлов и проведения поиска по карточкам задач, фильтрация, сортировка и многое другое.

Используйте вашу команду

После добавления триггера и действия к вашей команде, прокрутите до нижней части Command Builder. Вы увидите, что ваша команда отформатирована так, как это должно быть для Батлера, чтобы понять это. Вы можете использовать кнопки в редакторе, чтобы внести изменения, такие как удаление триггера или добавление другого действия. Но вы также можете прокрутить назад и внести свои изменения там, где вы установили команду.

Когда вы довольны своей командой, нажмите кнопку, чтобы скопировать ее в буфер обмена. Затем вернитесь в Trello и нажмите Добавить карту в список Батлера на доске, к которой он относится. Вставьте свою команду в карту, и все готово.

Понятно или проблема

Когда вы вводите команду для Батлера, по умолчанию вы увидите наклейку с флажком, если Батлер понимает команду. Вы также можете открыть карту и увидеть ответ Бота Батлера как Понятно в списке Активность.

Если с вашей командой возникнут проблемы, вы увидите наклейку с восклицательным знаком. Затем откройте карточку и проверьте, что Батлер Бот нашел с ней не так в Списке активности. Оттуда вы можете редактировать его.

Цены и тарифы

Полное представление о том, что это за программа Trello, даст описание тарифных планов и цен. Важной особенностью сервиса является возможность пользоваться подавляющим большинством функций бесплатно! Действительно без оплаты – никаких пробных версий или условных снятий со счета, если вы выбираете бесплатный доступ, именно такой вариант и получаете.

Давайте посмотрим, что это за сервис Trello – перед вами все доступные тарифные планы.

• Free – бесплатно
• Businness Class – 12,50$ за пользователя в месяц или 9,99$ за одного человека ежегодно
• Enterprise – динамическая цена. От 17,5$ за 20 пользователей в месяц до 7,38$ за 5000 пользователей в месяц. Точная сумма зависит от числа людей.

Чтобы понять, как работать в Трелло, нужно разобраться с основными возможностями – именно поэтому мы рассматриваем тарифные планы. Чем больше вы готовы платить, тем больший функционал становится доступен.

Базовые функции, доступные абсолютно всем зарегистрированным пользователям:

• Неограниченное число карточек;
• Неограниченное число списков;
• Доски для команды – без ограничений (free-версия включает 10);
• Размер вложения – 250 Мб (но 10 Мб для бесплатных пользователей);
• Двухфакторная аутентификация;
• Улучшения для досок (free-версия включает одно, для остальных – безлимит).

Владельцы платных версий получают доступ к таким возможностям:

• Усовершенствованные списки задач;
• Приоритетная поддержка;
• Ограничение действий пользователя в рамках доски;
• Пользовательские фоны и стикеры;
• Объединение досок в коллекции;
• Шаблоны доски команды (чуть позже вы узнаете, как создать и как удалить доску в Trello);
• Дополнительная структура для карточек с настраиваемыми полями;
• Копирование карточек;
• Ограничения для колонки;
• Вид «Карта». Просмотр данных на карте;
• Вид «Календарь». Расставление карточек в календарном представлении;
• Голосование (для получение обратной связи);
• Интеграции с другими приложениями;
• Автоматизация Butler и администрирование команд;
• Приглашения с ограничением по домену;
• Расширенные права администратора;
• Удобный экспорт данных;
• Деактивация участников;
• Единый вход в Google Apps.

Дополнительно только для Enterprise:

• Система единого входа на базе SAML через Atlassian Access;
• Администрирование улучшений;
• Ограничение для вложений;
• Разрешения корпоративного уровня;
• Доски, доступные сотрудникам организаций;
• Управление публичными досками.

В целом, вы понимаете, что это за программа Трелло – можно смело скачивать приложение на смартфон или компьютер, а может быть, открыть веб-версию. Прежде чем переходить к инструкциям по работе, мы остановимся на некоторых ключевых отличиях сервиса.

Как пользоваться Trello

Trello — инструмент для эффективной совместной работы, позволяющий создавать задачи в виде карточек. Они перемещаются по виртуальной доске в зависимости от статуса задачи – «запланировано», «в процессе», «выполнено». Сервис используется как для ведения проектов и стартапов, так и для учебы или планирования распорядка дня.

Итак, Trello: как пользоваться, регистрироваться и создавать заметки? В этой статье разберемся в основных настройках платформы.

Регистрация в Trello

Для регистрации в Trello перейдите на главную страницу сервиса. Можно либо ввести свой почтовый адрес в поле внизу, либо нажать на «Зарегистрироваться» в правом верхнем углу.

Trello поддерживает интеграцию со многими сервисами. Например, вы можете войти с помощью Google или Facebook. Мы выбрали первый вариант, поэтому при следующем шаге поле для изменения имени и фамилии не кликабельно:

Сразу после регистрации Trello покажет вам, как сделать доску и свои первые заметки на ней. После этого вы окажетесь на странице со всеми досками. Мы начнем с этого шага и создадим всё с нуля.

Основные настройки

«Добро пожаловать на доску» – та самая приветственная доска, с которой начинается инструктаж по Trello. Она выглядит вот так:

Как настроить Trello? Давайте разберемся с основными функциями сервиса, удалив все эти ненужные карточки.

Создание задач

Так выглядит пустая доска. Нажав на карандашик на самом верху пустого списка, введите его название.

Мы сделали несколько списков. Задачи можно разбивать так, обозначая их статусы, либо же любым другим способом. Студенты могут писать названия предметов, стартапы – департаменты, в которых ведется работа. Некоторые люди делают карточки для каждого дня недели. Управление проектами зависит от того, как вы построите систему Trello.

Нажмите на «Добавить карточку», чтобы создать новую задачу. Ограничений по количеству карточек нет – создавайте столько, сколько удобно. Мы сделали две.

Если вы наведете курсор на карточку, появится значок карандаша. Нажмите на него, чтобы:

• изменить название карточки или архивировать её;
• изменить участников карточки;
• изменить метки или срок;
• переместить или копировать карточку.

Редактирование задач: чек-листы, уведомления, команда

Давайте подробнее разберемся с каждой из этой функций. Если вы просто нажмете на карточку, откроется окно с расширенными функциями редактирования карточки. Тут можно изменить название, добавить описание или оставить комментарий.

При написании комментария можете поставить галочку возле пункта «Подписаться». Тогда вы будете получать уведомления про все комментарии, которые появятся под этой задачей. К отзыву можно добавить видео, фото, ссылку или любое другое вложение.

На комментарий можно отреагировать смайликом:

В карточке редактируется список участников. Не путайте это с приглашением людей на доску. В этом случае вы просто добавляете к задаче пользователей, которые будут над ней работать. Они получат уведомления про все изменения, которые случатся с карточкой.

Метки – ещё один способ разнообразить карточки. Например, можно использовать их для обозначения статуса задачи. Или же показывать, в какой департамент она передана.

Для того, чтобы изменить название метки, нажмите на значок карандаша рядом с ней.

Чек-листы – удобная функция для того, чтобы контролировать выполнение задачи поэтапно. Процент выполнения карточки зависит от количества отмеченных чекбоксов. Чтобы создать чек-лист, нажмите на кнопку в меню слева и введите его название.

Чек-лист появляется под описанием карточки. К нему можно добавить пункты. Продвинутые функции, например, назначение конкретных пользователей или добавление срока к каждому пункту чек-листа доступны премиум-пользователям.

Функция «Срок» – возможность поставить дедлайн для вашей цели. С помощью кнопки «Установить напоминание» вы можете настроить уведомления, которые придут всем пользователям, подписанным на карточку или вписанными в команду выполнения карточки.

К карточке можно прикрепить вложения. Текст задания, ссылка на файл с Google Drive, любой медиа-контент с компьютера – всё это может храниться прямо в Trello.

Также для карточки можно поменять обложку, настроив её либо в виде однотонного цвета, либо добавив картинку с сервиса Unsplash.

Чтобы переместить карточку, нужно либо перетянуть её в нужную колонку, либо сделать это сразу в правом меню. Выберите нужное место и позицию, нажмите «Переместить».

Также задачу можно не переносить, а просто скопировать. Как использовать Trello с этой функцией? Она может быть полезна, например, для однообразных заданий. Воспользуйтесь функцией «Копирование карточки» и отметьте нужные чекбоксы:

Среди прочих функций:

• возможность создания шаблона карточки – вместо того, чтобы каждый раз создавать новую задачу, вы можете её дублировать и изменять лишь детали;
• подписка на уведомления;
• удаление карточки.

Архивирование карточки

Как удалить карточку в Trello и стоит ли вообще это делать, если на ней остались нужные медиа? Старые карточки можно как удалить, так и перенести в архив. Последний способ предпочтительней, если когда-то вам всё-таки может понадобиться старая задача. Кроме того, так вы не удалите вложения и важные данные.

Перенесите карточку в архив, нажав на карандаш рядом с названием. Чтобы вернуть её обратно, нажмите на «Меню» в правом верхнем углу, выберите раздел «Ещё», затем – «Архив». Здесь расположены все архивные публикации. Их можно вернуть на доску или удалить окончательно.

Нажмите на галочку рядом с дедлайном, чтобы сменить статус проекта. Если дедлайн просрочен, дата и время станут красными. Изменение не затронет метки.

Возможности Trello

Все действия можно посмотреть при нажатии на кнопку «Меню». Нужно пролистать чуть ниже:

Здесь отображаются абсолютно все действия, производимые с доской. У вас больше не будет вопросов насчет того, кто именно из пользователей сменил фон или отправил важную задачу в корзину.

Работать можно не только с карточками, но и со списками. Trello предлагает перемещать их, копировать, подписываться на обновления. Кроме того, можно архивировать сразу все заметки или полный список – как вам удобнее.

Trello заботится о безопасности ваших данных. Поэтому разработчики предусмотрели несколько способов доступа к доске. Она может быть:

• приватной, и тогда лишь приглашенные пользователи имеют к ней доступ;
• командной, и тогда с ней работают участники заранее созданной команды;
• корпоративной, что удобно для больших бизнес-проектов – функция доступна только для премиум-аккаунтов;
• публичной, и доступ к ней будет иметь каждый пользователь интернета, но вносить изменения смогут лишь добавленные пользователи.

Смотреть уведомления со всех досок можно в любое время. Для этого нажмите на значок колокольчика рядом с иконкой вашего аккаунта в правом верхнем углу. Кроме того, сюда разработчики присылают важную информацию.

В разделе «Профиль и доступ» (на скриншоте сверху), который можно найти при нажатии на иконку профиля, при необходимости отредактируйте личные данные. Обратите внимание, что полное имя, инициалы и имя пользователя доступны всем пользователям интернета. Электронная почта скрыта всегда.

В разделе «Действия» можно увидеть всё, что вы делали в Trello в последнее время. Если в разделе уведомлений показываются оповещения только с тех досок, на которые вы подписаны, то в действиях видно абсолютно всё.

Интересные функции Trello

В Trello можно не просто делиться карточкой, но и:

• делиться ею на веб-страницах;
• создавать уникальный электронный почтовый адрес карточки – все письма будут прикрепляться к ней в виде комментариев.

Если на вашей доске слишком много карточек и разделов, нужные задачи можно искать по словам. Для этого нажмите на «Меню», выберите «Поиск карточек», введите нужную поисковую фразу. Trello подсветит только те карточки, которые отвечают вашему требованию.

Порой сотрудников ничего не мотивирует больше забавных картинок. Для этого Trello создали функцию прикрепления стикеров к карточкам. Премиум-наборы стикеров доступны по платной подписке. Выполненные задачи можно отмечать галочкой, а вместо похвалы отправлять палец вверх:

Ограничения в Trello

Trello всегда оказывается в выигрышном положении перед конкурентами. Дело в том, что вам может и не понадобиться премиум-аккаунт, если вы не планируете загружать очень тяжелые файлы или делать особые интеграции. Главные функции доступны в бесплатной версии сервиса, причем не на ограниченное время, а навсегда.

Вы не установите свой фон для досок с проектами, если у вас нет аккаунта с платным статусом Business. Но это не проблема: у Trello партнерство с Unsplash. Можно выбирать любые фотографии из фотостока.

Бизнес-аккаунту также доступны такие функции:

• голосования для пользователей доски;
• роботизированный процесс с помощью улучшения Butler – настраиваемые последовательности и триггеры;
• дополнительные настройки приватности – например, ограничения для гостей доски;
• возможность интеграции приложений.

Кроме того, существует корпоративная версия Trello с особыми настройками безопасности, встроенной автоматизацией задач и приоритетной поддержкой от разработчиков.

Как удалить аккаунт

Чтобы удалить учетную запись, нажмите на иконку с вашими инициалами в правом верхнем углу и выберите пункт «Настройки». Кнопка удаления аккаунта находится внизу страницы. Действие нужно подтвердить с помощью электронной почты, к которой привязан пользователь.

Помимо этого, в этом разделе можно настроить язык, уведомления и приватность.

Интересуют дополнительные возможности Trello или отзывы об использовании? Перейдите на страницу сервиса.

Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion

💌 Импорт файлов

На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.

📅 Добавьте дату

Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.

🖥️ Используйте блоки с кодом

Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.

🌈 Помечайте блоки разными цветами

Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.

👀 Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео

Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.

📁 Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps

Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.

🔮 Выберите нужный вам цвет темы

Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.

🔔 Добавляйте напоминания

Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.

🧑‍🤝‍🧑 Управляйте проектами и командой

В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.

Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.

✈️ Планируйте поездки и путешествия

В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.

🖌️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне

Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.

☠️ Заблокируйте страницу

Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.

📤 Экспортируйте файлы

Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.

🌍 Откройте публичный доступ к странице

Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.

Экономьте на оплате

В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:

• на $5 — за каждую авторизацию в десктопной, браузерной и мобильной версиях, а также — за импорт данных из Evernote;
• на $3 — за установку расширения Web Clipper в браузере Chrome и сохранение ссылки через него, а также — через меню «Поделиться» в мобильной версии.

Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.