Ничего не забываю, потому что ничего не помню»

«Ничего не забываю, потому что ничего не помню». Что помогает операционному директору Vector быть эффективным

Ярослав Каплан — Chief Operating Officer издания Vector. В течение пяти лет и в работе, и в личных делах он придерживается методологии GTD, или Getting Things Done. Ее разработал американский бизнес-консультант Дэвид Аллен. Это рекомендации по повышению собственной эффективности, которая зависит в том числе от правильного планирования работы.

Вместе с инновационной компанией Lenovo онлайн-журнал Vector начинает проект о личной производительности, в рамках которого Vector пообщался с тремя руководителями в различных сферах.

В первом выпуске — разговор с Ярославом Капланом о том, какие программы помогают ему соблюдать правила GTD и какой профит они принесли ему и компании.

Содержание

• Какие задачи решает?
• Сферы внедрения
• Тарифы
• Как можно пользоваться Notion?
• Регистрация
• Принцип работы
• Обзор интерфейса: панель навигации
  • быстрый доступ
  • рабочее пространство
  • приватные страницы
  • дополнительные функции
• Создание страницы
• Действия со страницами
• Создание базы данных
• Отзывы
• Аналоги

Легко ли разобраться с Notion новичку? При правильном подходе, да. Функций действительно много, поэтому советую начинать с базовых возможностей, а также тех, которые вам в первую очередь необходимы. По мере работы продолжите изучение платформы, находя для себя полезные фичи.

2. ПОДКЛЮЧИТЕ СТОРОННИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

Как вы, возможно, знаете, Notion позволяет создавать карты Канбан так же, как Trello . Вы можете использовать его как альтернативу Evernote. Notion позволяет импортировать записные книжки Evernote, доски Trello и задачи Asana прямо в программное обеспечение. Таким образом, вам не нужно начинать с нуля.

Откройте Notion и перейдите в «Настройки и участники»> «Мои подключенные приложения» и импортируйте данные из сторонних приложений.

Какую кольцевую лампу выбрать?

Как зайти в Notion с компьютера

Чтобы редактировать и читать заметки с компьютера, используйте эту ссылку. Важно использовать один аккаунт. Пользователи iPhone могут заходить под идентификатором Apple, остальные — Google.

Сервис мне понравился. Прежде всего, легким продуманным мобильным редактором. Все же редактировать документы в Google Docs с телефона менее удобно. Notion работает и без доступа к интернет. Синхронизация с облаков произойдет после подключения к Wi-Fi или иной сети.

Лайфхаки для легкой и быстрой работы в Notion

💌 Импорт файлов

На панели слева (сайдбар) нажмите Import, затем в выпадающем окне выберите приложение, из которого хотите импортировать файлы. Если это Evernote, Google Docs, Trello или Asana, нужно сначала войти в аккаунт и подтвердить доступ для Notion.

📅 Добавьте дату

Подойдет тем, кто работает с документами, которые проходят множество правок. Откройте блок, в самом низу введите «/date», нажмите ввод и введите нужную дату. Это позволяет отслеживать все версии блоков и документов, переходя к нужной — удобнее, чем история версий в Google Docs.

🖥️ Используйте блоки с кодом

Подойдет разработчикам и тем, кто работает с ними в команде. Введите «/code» в конце блока, и в открывшемся окне добавьте программный код.

🌈 Помечайте блоки разными цветами

Эта функция — аналог цветовых меток в Trello. Она помогает сортировать задачи по этапам и исполнителям. Введите «/color» в конце блока и выберите нужный цвет. Можно выделять цветом сам текст или фон, чтобы пометить фрагменты документа.

👀 Вставляйте ссылки на посты в соцсетях, фото и видео

Эта функция позволит добавить текст, фото или видео прямо в блок, чтобы не нужно было переходить по ссылкам. Наберите в конце блока «/Video», чтобы вставить видео из YouTube или Vimeo и «/tweet» для вставки поста из Twitter.

📁 Добавляйте файлы из Google Drive и Google Maps

Наберите внизу блока «/google» и выберите в выпадающем меню Google Drive или Google Maps. Так вы сможете прикрепить документы, файлы, маршруты или адрес точки на карте.

🔮 Выберите нужный вам цвет темы

Зайдите в настройки (Settings) в сайдбаре, выберите Appearance и тему — Light или Dark. Также можно использовать сочетание клавиш Command + Shift + L или D (macOS) и Ctrl + Shift + L или D (Windows) для переключения между светлой и темной темами.

🔔 Добавляйте напоминания

Это удобно, когда вы работаете со множеством задач и хотите отслеживать дедлайны. Введите внизу блока «/remind» и добавьте дату и время, чтобы получить напоминание.

🧑‍🤝‍🧑 Управляйте проектами и командой

В Notion вы можете использовать шаблон Roadmap, чтобы пользоваться теми же функциями, что и в Trello.

Приложение можно «объединить» с групповым чатом в Slack, чтобы вы могли обсуждать все изменения в проекте, обмениваясь данными и файлами из Notion. Для этого нажмите Updates в верхнем правом углу приложения и Connect Slack Channel в выпадающем меню.

✈️ Планируйте поездки и путешествия

В шаблоне Travel Plans (вкладка Templates в левом меню, снизу) удобно составлять планы поездок по датам и маршрутам (через интеграцию с Google Maps), прикладывать билеты и брони, вести учет расходов для всех участников путешествия.

🖌️ Планируйте проект в UI/UX-дизайне

Для дизайнеров в Notion есть поддержка популярных платформ и приложений. Например, в конец блока можно добавить интеграцию: «/Figma» или «/Invisinon» — для соответствующих сервисов. Так вы сможете добавлять в проект все детали, описания и макеты.

☠️ Заблокируйте страницу

Вы можете заблокировать блок или страницу проекта, чтобы отключить возможность редактирования. Для этого нажмите на «…» в верхнем правом углу и выберите Database lock.

📤 Экспортируйте файлы

Выгружайте файлы HTML, Markdown, PDF и CSV-таблицы. Для этого нажмите в правом верхнем меню «…», затем — Export, далее выберите нужный формат.

🌍 Откройте публичный доступ к странице

Нажмите Share в правом верхнем углу приложения, выберите Share to web и Allow duplicate as template. Теперь вы можете отправить ссылку на страницу, а любой из членов команды сможет скопировать ее, вместе с задачами и файлами.

💸 Экономьте на оплате

В Notion можно снизить плату по тарифу, если воспользоваться специальными опциями. Зайдите в Settings → Earn Credits: здесь отображается сумма на вашем счете. Ее можно пополнить:

• на $5 — за каждую авторизацию в десктопной, браузерной и мобильной версиях, а также — за импорт данных из Evernote;
• на $3 — за установку расширения Web Clipper в браузере Chrome и сохранение ссылки через него, а также — через меню «Поделиться» в мобильной версии.

Все заработанные средства можно потратить на частичную или полную оплату вашего аккаунта. Вывести их на счет не получится.

Возможности системы Notion для всех

Пользователи различной категории смогут найти себе занятие в многозадачном интернет-сервисе.

Например, для студентов открываются такие возможности:

• составить еженедельник и вносить туда все задания;
• вести конспекты по различным предметам;
• добавлять индивидуальные карточки, в которые вносить название предметов и добавлять туда материалы для самостоятельного изучения или ссылки (очень удобно для дистанционного обучения);
• поэтапно выполнять курсовые и дипломные работы, в которых менять странички местами;
• составлять личные расписания, в котором указываются все дедлайны и ограничения по времени.

Для многопользовательской работы:

• формировать карту работы и следить за выполнением поставленных задач;
• создавать контент-план и следить за сдачей и выполнением работы удаленно;
• вносить поправки и требовать изменить детали в работе (все это достигается путем оставления примечаний к каждому отдельному виду работы);
• выполнять прикрепление доступов к возможным дополнительным онлайн-инструментам (Figma, Google Drive и другие).

Для преподавателей:

• создать страницы предмета и прикрепление к ней материалов по дисциплине на каждый урок или пару;
• составить онлайн-расписание уроков, которое поможет ориентироваться между классами или студенческими группами;
• организовывать индивидуальные занятия для спецшкол;
• оформить для каждого участника отдельную страницу и следить за прогрессом.

Как создать собственный шаблон в Notion с помощью кнопки шаблона?

Здесь я собираюсь создать два настраиваемых шаблона в Notion. Как я уже упоминал, вы можете создать шаблон с нуля или использовать встроенные, внести необходимые изменения и сохранить его как собственный шаблон для дальнейшего использования.

Я импортировал шаблон еженедельной повестки дня на свою страницу с описанием. Я изменил значок, добавил обложку, соответствующие детали шаблона, и теперь он готов к использованию. Я собираюсь использовать шаблон каждую неделю, поэтому нецелесообразно каждый раз импортировать один и тот же шаблон и вносить изменения. Вместо этого я собираюсь создать из него шаблон. Выполните следующие шаги, чтобы создать собственный шаблон в Notion.

Шаг 1: Импортируйте соответствующий шаблон из галереи шаблонов и внесите в него необходимые изменения.

Шаг 2: Создайте новую страницу в Notion и дайте ей соответствующее название.

Шаг 3: Введите ‘/ template’, и Notion позволит вам создать кнопку настраиваемого шаблона.

Шаг 4: Программа откроет поле «Настроить кнопку шаблона».

Шаг 5: Сначала добавьте соответствующее имя для кнопки шаблона.

Шаг 6: Теперь вам нужно добавить блоки, которые вы хотите дублировать при нажатии кнопки.

Шаг 7: По умолчанию это кнопка To-Do. Нажмите на меню с шестью точками и удалите его.

Шаг 8: Из боковой панели Notion перетащите шаблон создания на кнопку шаблона.

Шаг 9: Нажмите кнопку «Закрыть», и теперь кнопка шаблона готова к использованию.

Вы можете перетащить эту кнопку на любую страницу Notion и одним щелчком мыши создать для себя собственный шаблон.

Я создал еще один шаблон, чтобы отслеживать финансы каждый месяц. Следуя описанным выше шагам, вы можете создать кнопку-шаблон для ежемесячного финансового трекера и использовать ее каждый месяц.

Вы также можете создавать кнопки-шаблоны для обычных задач. Я видел, как пользователи Notion использовали кнопку шаблона дел для быстрого создания задач.

Загрузка

Вскоре вы убедитесь в минималистичности интерфейса и простоте использования программы. А также сами поймете, как поменять язык в Notion! Сейчас нам нужно скачать сервис – вы можете выбрать десктопную версию для Windows или macOS, а также мобильную версию для iOS или Android.

Ссылки на скачивание программы Notion есть на официальном сайте или в мобильных магазинах программ Плей Маркет и Эпстор. Кроме того, доступна работа через браузер в веб-версии – достаточно просто авторизоваться со своей учетной записью.

Теперь о том, как зарегистрироваться в Notion: можно использовать учетную запись Apple или Google, также есть возможность регистрации через электронную почту.

• Выберите подходящий вариант регистрации – попробуем создать аккаунт через почтовый ящик;

• Впишите адрес и нажмите на кнопку «Продолжить» ;
• Дождитесь входящего письма с кодом подтверждения и введите его в соответствующее поле;

• Согласитесь с условиями использования;

• Если вы устанавливаете мобильное приложение, дайте системе разрешение на отправку уведомлений;
• Укажите полное имя и придумайте пароль для входа;

• Выберите тип использования – для себя или команды (платно). Мы кликаем по кнопке «For myself».

Важно! Мы будем рассказывать, как пользоваться приложением Notion в бесплатной версии – есть и платный тариф, подробнее о котором можно почитать на официальном сайте сервиса. Он предполагает наличие расширенного функционала и возможность работы большими командами.

Сейчас бесплатный тариф позволяет работать с блоками без ограничений, но при этом вы можете расшарить доступ только пяти пользователям, а также прикреплять файлы максимальным весом до 5 Мб.

Установка и регистрация завершены – теперь настало время поговорить о том, как использовать Notion. Мы рассмотрим оба варианта: версию для десктопа и мобильное приложение. Поехали!

Как удалить свою учетную запись Clubhouse

У Clubhouse есть многообещающие FAQ и раздел помощи, размещенные на их notion.so Однако на странице совместной работы эти руководства кажутся неполными, поскольку многие ссылки перенаправляют вас на домашнюю страницу.

Среди этих ссылок есть руководство, которое поможет вам удалить вашу учетную запись. Это оттолкнуло многих пользователей от платформы, в то время как многие предполагают, что это тактика, чтобы не дать пользователям удалить свои учетные записи.

В любом случае у вас нет специальной утилиты или функции в Clubhouse, которая позволяла бы удалить вашу учетную запись одним простым щелчком мыши. Вместо этого вам нужно будет отправить электронное письмо в службу поддержки Clubhouse, чтобы удалить вашу учетную запись. Вот процедура, которой вы должны следовать.

Связанный: Как поднять руку на клуб

Шаг 1. Свяжите адрес электронной почты со своей учетной записью

Если вы зарегистрировались, используя свой номер телефона, скорее всего, у вас нет идентификатора электронной почты, связанного с вашей учетной записью. Следуйте инструкциям ниже, чтобы добавить идентификатор электронной почты в свою учетную запись Clubhouse.

Откройте приложение Clubhouse и нажмите на свой профиль в правом верхнем углу.

Теперь вы увидите значок «@» в правом верхнем углу экрана. Нажмите на него, чтобы начать.

Теперь вы получите диалоговое окно с просьбой подтвердить свой адрес электронной почты. Введите свой адрес электронной почты в текстовое поле и нажмите «Подтвердить», когда закончите.

Теперь перейдите к своему идентификатору электронной почты и нажмите ссылку для подтверждения, отправленную Clubhouse.

И это все! Теперь ваш электронный идентификатор должен быть связан с вашей учетной записью в клубе.

Шаг 2. Отправьте запрос на удаление

Если у вас есть зарегистрированный адрес электронной почты, связанный с вашей учетной записью Clubhouse, просто перейдите по ссылке ниже в предпочитаемом вами браузере.

Теперь введите свой адрес электронной почты вверху, а затем ваше имя пользователя в клубе в следующем текстовом поле.

В раскрывающемся меню выберите «Моя учетная запись и профиль». Затем выберите «Удалить мою учетную запись» в следующем раскрывающемся меню.

Введите тему вашего обращения в службу поддержки в разделе «Сводка». Наконец, в разделе «Чем мы можем помочь» сделайте убедительный запрос в службу поддержки Clubhouse, чтобы продолжить удаление вашей учетной записи.

Мы также рекомендуем прикрепить вложение к вашему профилю, если вы используете незарегистрированный электронный адрес. Это поможет команде подтвердить ваше право собственности на учетную запись, однако им, вероятно, потребуется дополнительная информация, когда они вернутся к вашему запросу в службу поддержки.

По завершении нажмите «Отправить».

И это все! Теперь ваш запрос в службу поддержки будет создан, и на ваш зарегистрированный адрес электронной почты должно быть отправлено письмо с подтверждением.

Notion – лучший планировщик всего на свете

Сколькими приложениями вы пользуетесь для организации рабочих процессов, повышения продуктивности и планирования дел? Можете удалить все, потому что появилась универсальная кроссплатформенная программа для iOS, Android, Mac и Windows под названием Notion. Точнее, появилась она существенно раньше, но открыли Notion мы совсем недавно. И нам есть, что рассказать.

Разработкой приложения занимается небольшая команда разработчиков Notion Labs, которая базируется в Сан-Франциско. Глобальный релиз программы состоялся еще в 2016 году, и с тех пор она постоянно обновляется и улучшается. Обычно небольшие компании хоть что-то рассказывают о себе, но на официальном сайте есть только фотография их офиса – судя по описанию, они ходят в нем без обуви, создавая непринужденную домашнюю атмосферу. Вся остальная информация посвящена собственно приложению – с другой стороны, это похвально, поскольку разработчики полностью сфокусированы на своем продукте и не тратят время (а также место не серверах) попусту.

Фотография с официального сайта

По заявлениям разработчиков, Notion – это рабочее место, которое может быть обычным сервисом заметок, базой знаний, планировщиком задач и сервисом для отслеживания проектов. Функционал приложения огромный, и чем глубже начинаешь копать, тем больше поражаешься, что умеет Notion – примерно такие эмоции испытываешь, когда начинаешь плотно работать с Excel. Поэтому приложение с легкостью вытесняет остальные программы, и в одиночку справляется с подавляющим большинством задач, которые вы выполняете каждый день. Авторизация в приложении происходит через Google, что тоже удобно – не нужно заводить отдельный аккаунт. В наличии имеется темная тема – многим придется по душе (судя по всему, такие вещи обычно предпочитают программисты).

Актуальное фото команды Notion Labs

Заметки и документы

Приложение позволяет вести заметки и синхронизировать его между всеми устройствами, на которых вы авторизованы. Обновление происходит очень быстро, буквально “на лету”, что не может не радовать, поскольку работать в приложении как одном, так и целой командой. Notion поддерживает markdown-верстку – заключаемое между определенными символами слово автоматически переводится в курсив, зачеркивается, выделяется жирным или линкуется. При этом само рабочее пространство организовано минималистично – текст располагается на белом пустом фоне, ничего не отвлекает от работы. Если хотите, можете задать иконку или обложку для страницы, благо даже в бесплатной версии есть возможность не только выбрать что-то из встроенных файлов, но и закачать свой. Единственное ограничение – вес не более 5 МБ.

Как уже было указано выше, Notion поддерживает командную работу, и вы можете завести бизнес-пространство для работы. Упоминания ставятся через “@”, контролировать изменения версий, редактировать в режиме реального времени и настраивать права. Все это делается и в приложении, и на компьютере, что существенно облегчает процесс и увеличивает скорость работы.

Notion – убийца Evernote, Bear и прочих сервисов, которые специализируются на ведении заметок. Да что там говорить, с таким функционалом даже Google Docs может быть не нужен – если, конечно, вам не нужна точная верстка для последующего экспорта готового документа в word-файл.

Таблицы и базы данных

Скажем сразу – полноценные таблицы с расчетами, формулами и прочим сделать не получится. Здесь речь идет, скорее, об информативной таблице – точнее, базе данных, в которой можно удобно хранить информацию. Для создания таблицы нужно сделать несколько тапов / кликов – создать новую страницу, затем нажать на кнопку “таблица” и все.

Что удобно (и невероятно одновременно) – каждая ячейка в таблице является полноценным файлом, в который можно вносить данные, задавать теги, прикреплять файлы и писать комментарии с заметками. Airtable – прости, ты тоже не нужен.

Кстати, внутренняя перелинковка позволяет организовать wiki-подобную базу знаний – для этого имеется отдельный шаблон (template), коих тут просто огромное количество. Создаем необходимое количество блоков для базы, залинковываем страницы, и после этого – с удовольствием пользуемся. Никаких костылей с тегами и контекстами – все доступно по ссылочкам. Это нереально круто – с помощью Notion можно организовать все что угодно.

Таск-менеджеры

Всякие списки задач вроде Todoist, Wunderlist, Trello и прочее можно смело сносить, потому что в Notion есть шаблоны, которые просто “рвут” эти приложения.

Первый вариант – облегченный список задач: список To-Do, в процессе и завершенные. Первая колонка – задачи с чекбоксами, причем можно задавать не только название темы, но и комментарии к ней (если что, разметка все так же работает). Можно попробовать адаптировать этот шаблон под GTD, и тогда первая колонка будет выполнять роль папки “Входящие”. Вторая и третья колонка, соответственно, показывает, какие задачи находятся в процессе выполнения, а также завершенные.

Второй вариант – планировщик задач в стиле Trello, без чекбоксов, но с большим количеством досок. При желании это можно превратить в матрицу Эйзенхауэра, но настроить расположение блоков 2х2 не получится. Задаче можно присваивать теги по срочности / важности, делегировать задачу ответственным лицам.

Осадочек

Разработчики предоставили возможность импортировать данные из Trello и Asana, а также Google Docs, Dropbox и прочих известных инструментов для организации рабочего процесса. Все ваши дела, которые только возможно придумать и организовать, с легкостью реализуются в Notion – единое рабочее пространство всегда находится в вашем телефоне и компьютере, его можно редактировать в любом режиме. Но если вы создаете какие-то страницы на компьютере, их придется подгружать на смартфоне вручную – с этим костылем не справился даже Evernote.

Ограничения в бесплатной версии тоже имеются – не более 1000 единиц информации. Оно и понятно – команде разработчиков нужно на что-то жить, несмотря на внушительный список инвесторов. Благо тарифы здесь приемлемые – 4 доллара в месяц только для себя, 8 долларов в месяц придется заплатить за команду. Есть еще режим enterprise (16 баксов / месяц), но об услуге придется предварительно написать в Notion Labs, чтобы с вами провели презентацию возможностей.

Нет русского языка. Все предельно понятно, плюс все шрифты поддерживают кириллицу, но было бы гораздо удобнее, если бы Notion локализовали. Особенно если учесть то, что в команде работает русский дизайнер Сергей Сурганов (бывший арт-директор Медузы).

И еще – судя по всему, разработчики пользуются серверами Amazon (а не своими), поэтому есть риск потерять все данные, которые там есть. Наверно не такой большой, как в том же Evernote (с которого сбежали уже почти все, кому не лень), потому что Джефф Безос сбавлять обороты не собирается, поэтому остается только пожелать ему здравия. Равно как и всем ребятам из Notion Labs – они сделали мощнейший продукт и просто уничтожили конкурентов, так что негативных мыслей в их адрес должно быть больше, чем достаточно.

Вместо послесловия

Оказывается, у самого Notion тоже появляются конкуренты – Coda.io, можете зайти на сайт и посмотреть сами. Приложение уже можно скачать в App Store, оно цветное и яркое, с большим количеством картинок, графиков и так далее. Notion намеренно остаются в монохроме – по мнению разработчиков, ничего не должно отвлекать от рабочего процесса. В принципе, мы с ними согласны.

Пишу обзоры на мобильные игры с 2011 года, активно участвую в развитии мобильного киберспорта, комментирую матчи по Auto Chess, Clash Royale, PUBG Mobile. Если игра понравилась – залипаю надолго, изучаю досконально. И своими мыслями спешу поделиться со всеми!

Как начать работу с Notion

Если вас так же сильно, как и меня, заинтересовала перспектива создания универсального настраиваемого места для работы, то вот как создать бесплатный аккаунт Notion:

1. зайдите на сайт Notion на компьютере или скачайте приложение для Android или iOS;
2. зарегистрируйтесь с помощью Google, Apple или отдельного адреса электронной почты;
3. выберите For Myself («Для себя») – бесплатная версия программы;
4. нажмите или коснитесь Take Me to Notion («Перейти к Notion»).

Оттуда вы попадете в меню, и Notion предоставит вам быстрые советы по началу работы с шаблонами. Бесплатная версия программного обеспечения включает шаблоны, которые вы можете использовать, добавлять, редактировать или удалять в зависимости от того, для чего вы их используете. Вы можете выбирать из таких шаблонов, как Task List («Список задач»), Journal («Дневник»), Reading List («Список для чтения») и других. В Notion также есть раздел «Руководство», в котором вы можете больше узнать о настройке ваших страниц для максимальной производительности.

Кроме того, вы можете подключить Google Drive, Evernote, Trello и Asana, чтобы всё, что вам нужно, было там, где вам нужно.